Zo werk je met MebelPro

📖Wat is MebelPro

MebelPro is software voor meubelproductie. Orders, productiefasen, magazijn, inkoop, urenregistratie en klantcontact: alles staat op één plek. Het werkt in de browser en je installeert het als app op je telefoon.

Elk bedrijf heeft een eigen adres, zoals naam-van-je-bedrijf.mebelpro.app. Dat kies je bij de registratie. Alle gegevens van je bedrijf zijn alleen zichtbaar voor je eigen medewerkers.

Een order bestaat uit materialen: onderdelen of groepen onderdelen. Elk materiaal volgt zijn eigen route door de fasen van de werkplaats:

Fasen die een materiaal niet nodig heeft, zet je in de route gewoon uit. Een front gaat bijvoorbeeld langs zagen, kantenlijmen en de spuiterij, een corpus langs zagen, kantenlijmen en montage.

🏢Je bedrijf registreren

1. Open mebelpro.app en klik op “Probeer gratis”, of volg de link in onze e-mail.
2. Vul het formulier in: bedrijfsnaam, adres (subdomein), naam en pincode (4–6 cijfers) van de bedrijfsleider.
3. E-mailadres en telefoonnummer zijn niet verplicht, maar vul je e-mailadres wel in: je ontvangt dan een e-mail met de link naar je bedrijf en de eerste stappen.
4. Kies het land, de standaardtaal en de valuta. De valuta kun je later wijzigen in Instellingen.
5. Geef aan hoe je ons hebt gevonden, accepteer de voorwaarden en klik op “Bedrijf gratis aanmaken”.

Na de registratie ben je meteen ingelogd in je bedrijf, als bedrijfsleider. Er staat al een voorbeeldorder klaar waarmee je alles rustig kunt uitproberen. Die kun je daarna verwijderen.

Proefperiode

• De eerste 30 dagen zijn gratis, zonder creditcard.
• Sluit je binnen die 30 dagen een abonnement af, dan betaal je de eerste 3 maanden de halve prijs.
• De prijs is € 49 per maand of € 490 per jaar excl. btw, voor het hele bedrijf, met een onbeperkt aantal medewerkers. Meer hierover in Abonnement en betaling.

🚀Eerste stappen van de bedrijfsleider

Zolang het bedrijf nieuw is, zien de bedrijfsleider en de manager boven de orderlijst de assistent “🚀 Eerste stappen”. Die vinkt zelf af wat al gedaan is en brengt je met één tik naar de juiste plek.

1. Een eigen order aanmaken. Met de knop + Order aanmaken boven de orderlijst.
2. Materialen aan de order toevoegen. Open de order en voeg onderdelen toe met hun route door de fasen.
3. Een medewerker aanmaken. Instellingen → Medewerkers → toevoegen, rollen en pincode kiezen.
4. Een artikel aan het magazijn toevoegen. Kantenband, beslag of lak: alles wat je wilt bijhouden.
5. De werkdag starten. Tabblad “Tijd” → 🟢 Werkdag starten.
6. De medewerker logt in op zijn telefoon. Geef hem het adres van het bedrijf en zijn pincode, dan kan hij “Gereed” afvinken.
7. Een scherm in de werkplaats aanzetten. Instellingen → Medewerkers → een medewerker toevoegen met de rol “Tv-scherm”.

Je kunt de assistent verbergen en later met een knop weer openen.

📲De app installeren

MebelPro installeer je op je telefoon en computer zonder app store. Na de installatie staat er een pictogram op je scherm, opent de app zonder adresbalk en komen meldingen binnen zoals bij elke andere app.

iPhone en iPad: bij voorkeur via Safari

1. Open het adres van je bedrijf in Safari.
2. Tik onderaan op “Delen”: het vierkantje met de pijl omhoog.
3. Scrol door het menu en kies “Zet op beginscherm”.
4. Tik op “Voeg toe”.

Android

1. Open het adres van je bedrijf in Chrome.
2. Menu ⋮ rechtsboven → “App installeren” of “Toevoegen aan startscherm”.

Computer

1. Open het adres van je bedrijf in Chrome of Edge.
2. Klik rechts in de adresbalk op het installatiepictogram en daarna op “Installeren”.

Op het inlogscherm staat de knop “Hoe installeer je de app” met dezelfde instructies voor jouw apparaat.

🔐Inloggen en pincode

Medewerker

1. Open het adres van je bedrijf of tik op het app-pictogram.
2. Tik op je naam en voer je pincode in.

De pincode van 4–6 cijfers krijg je van de bedrijfsleider. Je kunt hem zelf wijzigen: in de kopbalk staat de knop 🔑 Pincode wijzigen.

Tv-scherm

Tik op de tv in de werkplaats op “📺 Inloggen als tv-scherm” en kies het scherm van je eigen afdeling. Meer hierover in Tv-schermen.

Klant

Klanten van het bedrijf loggen in via “👤 Klantomgeving” met gebruikersnaam en wachtwoord. Meer hierover in Klantenportaal.

🧭De kopbalk van de app

Bovenaan het scherm staan de algemene knoppen. Op de telefoon is de kopbalk verdeeld over twee regels.

⏱Urenregistratie

Tabblad “⏱ Tijd”. Heb je geen urenregistratie nodig, dan kun je dit tabblad voor het hele bedrijf uitschakelen.

Begin van de dag

1. Tik op 🟢 Werkdag starten.
2. Kies waar je werkt: “In productie”, “Onderweg naar plaatsing” of “Ik werk vanuit huis”.
3. Werkt het bedrijf met projecten, kies dan de order (het project). De bedrijfsleider bepaalt of dat verplicht is.

De app vraagt één keer toegang tot je locatie. De coördinaten worden aan het begin en aan het eind van de dag opgeslagen, zodat te zien is waar je bent in- en uitgeklokt.

Tijdens de dag

Ga je naar een andere klus, tik dan op 🔁 Order wisselen. De uren worden per order verdeeld.

Einde van de dag

🔴 Werkdag beëindigen. De pauze wordt automatisch afgetrokken: standaard 60 minuten, of zoveel als de bedrijfsleider in de medewerkerskaart heeft ingesteld.

Voor de bedrijfsleider

• ‘✏️ Tijdcorrecties ter goedkeuring’ — verzoeken van medewerkers die vergeten zijn in of uit te klokken. Goedkeuren of afwijzen met één tik.
• Team “Vandaag”: wie er werkt, wie al klaar is, waar iedereen is en aan welke order hij werkt.
• Rapport over een periode: deze maand, vorige maand of zelfgekozen datums, met filter op rol. Per medewerker de dagen en uren, uitgesplitst per dag.
• Rapport “📋 Per order”: hoeveel uren er aan elke order zijn besteed.
• 📥 Excel downloaden: een overzichtsblad en een detailblad per dag.

💬Chat en meldingen

Orderchat

• Elke order heeft een tabblad “💬 Chat”. Schrijf naar alle betrokkenen of kies specifieke personen in het veld “Aan”.
• Het tabblad “💬 Chats” verzamelt alle gesprekken van het bedrijf; het getal ernaast is het aantal ongelezen berichten.

Meldingen

• Sta bij de eerste keer inloggen meldingen toe, of zet ze aan met de knop 🔔 in de kopbalk. Dat doe je op elk apparaat apart.
• Je krijgt een melding bij: een nieuw bericht, een nieuw materiaal in jouw fase, wijzigingen in jouw orders.
• Stille uren: zodat je telefoon ’s avonds en ’s nachts stil blijft.

🛠Voor alle werkplaatsmedewerkers

Een werkplaatsmedewerker ziet alleen wat bij zijn eigen fase hoort. Er staat niets overbodigs op het scherm.

“🔨 Mijn orders”

• Dit is je werklijst: alle materialen die nu in jouw fase zitten. Het ziet er hetzelfde uit als het scherm in de werkplaats, alleen dan op je telefoon.
• Spoedorders ⚡ staan bovenaan, daarna volgt de rest op deadline.
• Kleur van de rand: groen betekent deadline op schema, geel deadline nadert, rood te laat of spoed.
• De volgorde in de werklijst kan de bedrijfsleider handmatig bepalen.

Materiaalkaart

Tik op een materiaal en de kaart gaat open: maten, plaatmateriaal, kantenband, route, bestanden en de orderchat.

Per ongeluk op “Gereed” getikt? Zeg het tegen de bedrijfsleider, die zet het materiaal terug via het Logboek.

Bestanden en gereedschap

• Tekeningen, foto’s en programma’s openen direct in de app, downloaden is niet nodig. Op afbeeldingen kun je inzoomen, een pdf kun je doorbladeren en afdrukken.
• “🛠 Mijn gereedschap” in de kopbalk toont het gereedschap dat persoonlijk aan jou is uitgegeven.

🪚Zager

Zagen is meestal de eerste fase van de route.

1. Open het materiaal uit je werklijst en bekijk de maten en de tekening.
2. Zaag de onderdelen op maat.
3. Geef aan hoeveel platen je hebt gebruikt als de app daarom vraagt: zo wordt het plaatverbruik berekend.
4. ✓ Gereed →: het materiaal gaat naar het kantenlijmen, de CNC of verder langs de route.

⚙️Kantenlijmer

1. Op de materiaalkaart staat welke kantenband nodig is: kleur, breedte, dikte.
2. Breng de kantenband aan en tik op ✓ Gereed →.

Heb je een rol kantenband uit het magazijn gepakt, tik dan op Meegenomen bij het artikel op het tabblad “📦 Magazijn”. Raakt de kantenband op, tik dan op “🛒 Inkoop” of zeg het tegen de bedrijfsleider.

🤖CNC-operator

1. Het programma voor de machine staat in de orderbestanden, in de map “🪚 BAZ-Programm”. De werkvoorbereider zet het daar neer.
2. Download het bestand, laad het in de machine en voer de bewerking uit.
3. ✓ Gereed →.

Geen programma? Stuur de werkvoorbereider een bericht in de orderchat.

🎨Spuiter

De spuiterij bestaat uit vier stappen. De spuiter en de schuurder zien elk hun eigen stappen:

1. Na het voorschuren krijg je de taak “Gronden”. Gegrond? Vink het af.
2. Het materiaal droogt. Op het scherm loopt de timer “Grondlak droogt”; de droogtijd stelt de bedrijfsleider in.
3. Na het drogen gaat het materiaal automatisch naar de schuurder voor het fijnschuren en komt daarna terug bij jou.
4. Je lakt en vinkt het lakken af. Er loopt weer een timer: “Lak droogt”.
5. Na het drogen verschijnt het materiaal automatisch bij montage of inpakken.

Gaat de route na het lakken direct naar inpakken en is er geen inpakker aan de order toegewezen, dan zie je na het drogen de taak “📦 Klaar om in te pakken”.

Lak

Op het tabblad “🎨 Spuiterij” staat het lakmagazijn: blikken, restvoorraad, verpakking. Raakt de lak op, tik dan op 🎨 Lak bestellen. Is de houdbaarheid van een blik verlopen, dan krijgt het de markering “🔴 WEGGOOIEN”.

🧽Schuurder

1. Een nieuw materiaal voor de spuiterij komt eerst bij jou voor het voorschuren. Geschuurd? Vink het af, dan gaat het materiaal naar de spuiter.
2. Na de grondlak en het drogen komt het materiaal terug voor het fijnschuren. Vink het af: het gaat weer naar de spuiter om gelakt te worden.

Heeft een medewerker beide rollen, spuiter en schuurder, dan ziet hij één gezamenlijk scherm met alle vier de stappen.

🔧Monteur

• Je ziet de orders waaraan de bedrijfsleider je heeft toegewezen. Een order zonder toegewezen monteur zien alle monteurs grijs weergegeven.
• In de order zie je alle materialen. De grijze zijn nog in bewerking in andere fasen, de gekleurde met de knop “Gereed” zijn al bij jou.
• Montageschema’s staan in de map “🧩 Montagetekeningen”.

1. Wacht tot de materialen van de order bij de montage zijn aangekomen.
2. Monteer het meubel en vink per materiaal ✓ Gereed → af.

Vaak zijn monteur, inpakker en plaatser één en dezelfde persoon. De bedrijfsleider kan hem in één keer aan alle drie de fasen van de order toewijzen.

📦Inpakker

• Je ziet de orders waaraan je als inpakker bent toegewezen, en de orders zonder toegewezen inpakker.
• Zijn alle materialen van de order bij het inpakken aangekomen, pak ze dan in en tik op ✓ Gereed →. De materialen gaan naar de plaatser of direct naar “Gereed”.

🏠Plaatser

1. De datum en de deadline van de plaatsing staan in de orderinformatie. Daar staan ook het adres en het telefoonnummer van de klant.
2. Start voor vertrek je dag in de modus “Onderweg naar plaatsing”.
3. Handleidingen en inbouwschema’s van apparatuur staan in de map “🔌 Apparatuur”, montageschema’s in “🧩 Montagetekeningen”.
4. Geplaatst? ✓ Gereed → per materiaal.

Past iets niet of is het op locatie beschadigd: ⚠️ Defect met foto. De manager ziet het en stuurt het onderdeel terug om het opnieuw te laten maken.

📐Ontwerper

• Je maakt orders aan met de knop + Order aanmaken: klant, deadlines, prijs, omschrijving.
• Je uploadt tekeningen en foto’s naar de orderbestanden.
• Je ziet je eigen orders en hun prijzen, en in de kalender je eigen deadlines.

📏Inmeter

• Ga je naar een klant, start je dag dan in de modus “Onderweg naar plaatsing”, zodat de rit zichtbaar is in de urenregistratie.
• Upload foto’s en inmeetformulieren naar de order, in de map “📏 Inmetingen”. Met je telefoon kun je meteen een foto maken.
• In de kalender zie je je orders en deadlines.

🔨Werkvoorbereider

• Op basis van de tekeningen van de ontwerper en de inmetingen stel je de materiaallijst op: tabblad “Materialen” → materiaal toevoegen, naam, maten, plaat, kantenband en route door de fasen.
• Je voegt beslag toe: scharnieren, ladegeleiders, grepen, met artikelnummer en aantal.
• Je zet de CNC-programma’s in de map “🪚 BAZ-Programm”.
• Een papieren onderdelenformulier hoef je niet over te typen: maak er een foto van en het programma herkent het. Zie BAZ-formulieren via foto.
• Je kunt zelf orders aanmaken.

👔Manager en bedrijfsleider

De bedrijfsleider ziet alles en stelt alles in. De manager beheert orders en klanten, maar kan de bedrijfsinstellingen en medewerkers niet wijzigen. Alle onderdelen voor de bedrijfsleider staan hieronder beschreven, in het deel “Werkplaatsbeheer”.

📋Orders en toewijzingen

Orderlijst

Filters “Alle”, “Spoedorders”, “Te laat”, “Vandaag”, “Week” en zoeken op nummer, naam of klant.

Nieuwe order

1. + Order aanmaken: nummer, naam, klant, prijs, opleverdatum en plaatsingsdatum.
2. Markeer de order indien nodig als spoed ⚡.
3. Voeg de materialen (met hun route door de fasen) en het beslag toe.
4. Kies in het blok “👷 Toewijzingen” wie welke fase uitvoert. Montage, inpakken en plaatsing kun je aan één persoon toewijzen.

Orderkaart

Tabbladen: Materialen, Beslag, Bestanden, Defect, Chat, Geschiedenis, Info. In “Geschiedenis” zie je wie wanneer materialen heeft verplaatst. Een bestaande order kan de bedrijfsleider achteraf wijzigen.

Een verwijderde order verdwijnt niet meteen: je kunt hem herstellen via Instellingen → “Orders verwijderen”.

📁Orderbestanden

Bestanden worden in mappen geordend, zodat iedereen snel vindt wat hij nodig heeft:

• Upload tot 25 bestanden tegelijk. Op de computer kun je bestanden gewoon met de muis naar de geopende map slepen.
• Ondersteund worden foto’s, PDF, Word, Excel, CSV, archieven, DWG, DXF, machineprogramma’s en projectbestanden.
• Direct bekijken in de app: afbeeldingen met zoom, pdf’s per pagina, de knoppen 🖨 Afdrukken en ⬇ Downloaden.

🧾BAZ-formulieren via foto

Staan de onderdelen op een papieren formulier, dan hoef je ze niet over te typen.

1. Open in de order het paneel “BAZ-Programm” en maak een foto van het formulier of kies een foto uit de galerij. Je kunt tot 10 foto’s tegelijk kiezen.
2. Het programma herkent de regels: maten, aantal, kantenband. Controleer ze en corrigeer ze zo nodig in de editor.
3. Sla op: er wordt een CSV-bestand aangemaakt in de map “🪚 BAZ-Programm”. Zijn er meerdere foto’s, dan opent na het opslaan de volgende.

De herkenning gebeurt met kunstmatige intelligentie. Zonder eigen sleutel geldt een gratis limiet. Met een gratis sleutel van Google Gemini kun je vrijwel onbeperkt laten herkennen; hoe je die koppelt, staat in Instellingen → AI.

📊Overzicht, kalender, rapporten

📊 Overzicht

Een samenvatting voor vandaag: orders in productie, spoedorders, te late orders, hoeveel materialen er in elke fase zitten, defectretouren per oorzaak en de deadlines van deze week.

📅 Kalender

Deadlines voor productie en plaatsing per dag. De ontwerper en de inmeter zien alleen hun eigen orders.

📈 Rapporten

Per week, maand, kwartaal of jaar: omzet uit verstuurde facturen, beste klanten, bezetting per fase, plaatverbruik.

📋Werklijst en ✅ Logboek

Werklijst

Handmatige werkvolgorde per fase. Zet met de knoppen “Omhoog” en “Omlaag” het belangrijkste werk bovenaan: de medewerkers en het scherm in de werkplaats zien de nieuwe volgorde. ↺ Posities resetten zet de volgorde weer terug op deadline.

Logboek

Alle gereedmeldingen: wie wat wanneer heeft afgevinkt, met filter op medewerker en fase. Heeft iemand per ongeluk op “Gereed” getikt, zet het materiaal dan terug naar de juiste fase met de knop “↩ Terugzetten”.

📦Magazijn

Het magazijn richt je in zoals het bij je werkplaats past: de secties en velden maak je zelf aan. Meestal zijn dat kantenband, beslag, lijm en bevestigingsmateriaal.

• Een artikel heeft een naam, een voorraad, een minimumvoorraad, een leverancier en een foto.
• Medewerkers tikken op Meegenomen als ze iets uit het magazijn pakken.
• Komt de voorraad onder het minimum, dan wordt het artikel gemarkeerd en kun je het meteen met het juiste aantal naar inkoop sturen.
• Leveranciers leg je één keer vast: contactpersoon, e-mail, sjabloon voor de bestelmail.

🛒Inkoop

Hier komt alles terecht wat gekocht moet worden: aanvragen van medewerkers vanuit de materiaalkaarten, magazijnartikelen onder het minimum, beslag voor orders. Het getal op het tabblad laat zien hoeveel artikelen er wachten.

• De lijst is gegroepeerd per leverancier.
• ✉️ E-mail schrijven: een kant-en-klare e-mail aan de leverancier met de hele lijst. 📋 Lijst kopiëren: om te plakken in een chat-app of op de website van de leverancier.
• Vink aan wat je hebt besteld. Is het geleverd, tik dan op ✅ Binnengekomen. De voorraad in het magazijn wordt opgehoogd en de materialen van de orders gaan automatisch weer in productie.
• In het inkooparchief zie je wie heeft besteld, wie het heeft ontvangen en wanneer het is binnengekomen.

🎨Spuiterij: lak en droogtijd

• Lakmagazijn. Kleuren, blikken, restvoorraad. Lege verpakkingen kun je wegen om de restvoorraad nauwkeuriger te berekenen.
• Houdbaarheid. Die wordt gerekend vanaf de productiedatum van het blik. Een verlopen blik krijgt de markering “🔴 WEGGOOIEN”.
• Lakaanvragen. De spuiter tikt op “🎨 Lak bestellen”: voor een specifieke order of gewoon voor het magazijn.
• Droogtijd. Instellingen → Spuiterij: hoeveel uur de grondlak droogt en hoeveel uur de lak. Op basis van die uren lopen de timers bij de spuiter en op het werkplaatsscherm.

📺Tv-schermen in de werkplaats

Een groot scherm boven een afdeling toont de werklijst van die afdeling. De medewerkers zien wat er als volgende aan de beurt is, zonder hun telefoon te pakken.

Instellen

1. Instellingen → Medewerkers → nieuwe medewerker, bijvoorbeeld “TV Zagen”, rol “📺 Tv-scherm”.
2. Kies welke fase getoond wordt en de oriëntatie: horizontaal of verticaal.
3. Open op de tv in de browser het adres van het bedrijf, tik op “📺 Inloggen als tv-scherm”, kies dit scherm en tik op “Volledig scherm”.

Wat het scherm toont

• 🟢 In uitvoering: kan nu worden opgepakt.
• ⏳ Drogen: met een timer tot het einde van de droogtijd.
• 🔵 Wachten op inkoop.
• In afwachting: nog in andere fasen, komen binnenkort deze kant op.

Is het scherm van de spuiterij een touchscreen, dan kun je een materiaal daar direct met één tik als gereed afvinken. Alle schermen van het bedrijf ziet de bedrijfsleider op het tabblad “📺 TV”.

👤Klanten en klantenportaal

Klanten

Tabblad “👥 Klanten”: het klantenbestand van het bedrijf met contactgegevens, adressen, notities en al hun orders.

Portaal voor klanten

Vaste klanten, zoals interieurontwerpers, aannemers en andere meubelmakers, kunnen zelf orders insturen en die volgen.

1. De klant tikt op het inlogscherm op “👤 Klantomgeving” en registreert zijn bedrijf. Of je maakt zelf een account voor hem aan.
2. Je keurt de toegang goed op het tabblad “Klantaanvragen” → “👤 Accounts”.
3. De klant maakt een conceptorder aan: materialen met bewerkingsfasen, beslag, bestanden, deadlines, en tikt op “📤 Ter goedkeuring versturen”.
4. Je opent hem in “📦 Ter goedkeuring” en keurt hem goed, bewerkt hem of stuurt hem met een opmerking terug ter aanpassing.

Na goedkeuring ziet de klant in welke fase elk van zijn materialen zit, wat de oplever- en montagedatum is en of de ingekochte materialen binnen zijn. Het portaal kun je voor het bedrijf uitschakelen.

👥Medewerkers

Instellingen → Medewerkers. Elke medewerker heeft:

• Naam, rollen en een pincode van 4–6 cijfers. Iemand kan meerdere rollen hebben, bijvoorbeeld monteur en plaatser.
• Pauze in minuten: wordt van de werkdag afgetrokken.
• Thema: licht, donker of automatisch op basis van de rol.
• Alleen maatwerkorders: bij montage, inpakken en plaatsing ziet de persoon alleen de orders die persoonlijk aan hem zijn toegewezen.
• Bedrijven van de klant: bepalen van welke klanten de medewerker de orders ziet.
• Uitgegeven gereedschap: een lijst met foto en notitie, bijvoorbeeld een inventarisnummer. De medewerker ziet die in “🛠 Mijn gereedschap”.

In de lijst zie je wie er nu in de app is en wie al lang niet meer is ingelogd.

⚙️Instellingen

Iedereen kiest zelf zijn taal met de vlag in de kopbalk. De standaardtaal van het bedrijf wordt bij de registratie ingesteld.

💳Abonnement en betaling

• Tijdens de proefperiode staat boven de app een balk met het aantal resterende dagen en de knop Abonnement afsluiten.
• Prijs: € 49 per maand of € 490 per jaar excl. btw, voor het hele bedrijf. Het aantal medewerkers is onbeperkt, er zijn geen eenmalige kosten.
• Neem je binnen 30 dagen na registratie een abonnement, dan betaal je de eerste 3 maanden de halve prijs.
• Je betaalt per kaart via Stripe. Je kaart en facturen beheer je met de knop “Kaart / facturen bijwerken”.
• Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen. Is de proefperiode afgelopen zonder abonnement, dan blijven je gegevens bewaard: na betaling staat alles er nog.

💡Ideeën en hulp

Het tabblad “💡 Ideeën” is de plek voor suggesties en foutmeldingen. Schrijf wat je mist en stem op ideeën van anderen. Het team van MebelPro reageert daar ook en geeft de status aan: “Gepland”, “In uitvoering”, “Klaar”.

Als iets niet werkt:

1. Tik op ↻ Vernieuwen in de kopbalk: misschien gebruik je nog een oude versie.
2. Staat er op het scherm “Er is iets misgegaan”, tik dan op “🔄 App vernieuwen”.
3. Helpt dat niet, mail dan naar info@mebelpro.app of meld het in “💡 Ideeën” met het label “Bug”.